Event Logistics & Accommodation Coordinator

Vyprodané arény. Tisíce fanoušků. Desítky turnajů napříč Evropou. A stovky lidí, kteří musí být ve správný čas na správném místě.

Za posledních deset let jsme vyrostli z lokální sportovní organizace v mezinárodní brand. Pořádáme turnaje v těch největších evropských arénách, expandujeme na nové trhy a každým rokem posouváme hranice toho, co je v MMA možné.

Jenže za každým velkým turnajem se skrývá spousta práce, kterou fanoušci nikdy neuvidí.

Zatímco se v aréně připravuje klec, světla a produkce, někdo musí zajistit, aby měli naši lidé kde spát, jak se dostat na místo a aby všechno fungovalo tak, jak má.

Hotely. Rezervace. Doprava. Catering. Příjezdy, odjezdy, změny na poslední chvíli.

Protože když se na turnaj chystají desítky, někdy i stovky lidí, nestačí jen objednat pár hotelových pokojů.

Je potřeba mít přehled. Vědět, kdo kdy přijíždí, kde bude ubytovaný, co potřebuje a jestli všechno skutečně sedí.

A právě teď hledáme někoho, kdo nám s tím pomůže.

Hledáme Event Logistics & Accommodation Coordinatora.

Člověka, který má rád pořádek, umí pracovat s detaily a dokáže udržet přehled i ve chvíli, kdy se plány mění rychleji, než stíhá aktualizovat tabulku.

Někoho, kdo rozumí tomu, že i zdánlivá maličkost může ovlivnit fungování celého týmu.

A hlavně někoho, na koho se můžeme spolehnout.

Co tě u nás čeká?

Ubytování bude tvoje hlavní hřiště.

• Budeš zajišťovat ubytování pro naše turnaje v Česku, na Slovensku a v Německu. Od prvních požadavků přes komunikaci s hotely až po finální potvrzení rezervací.
• Budeš připravovat a průběžně aktualizovat rooming listy, tedy přehledy toho, kdo kde bydlí, kdy přijíždí, kdy odjíždí a jaké má případné specifické požadavky.
• Budeš komunikovat s hotely, řešit rezervace, změny, storna a všechny další detaily, které s ubytováním souvisejí.
• Budeš hlídat rezervační termíny, storno podmínky a změny, které mohou mít dopad na náklady.
• A když se něco změní? Bude potřeba rychle zareagovat, najít řešení a zajistit, aby o něm věděli všichni, kterých se týká.

Protože jeden špatně zadaný pokoj možná nevypadá jako velký problém. Dokud v jedenáct večer nestojí někdo na recepci a nezjistí, že nemá kde spát.

A přesně takovým situacím chceme předcházet.

Ale u hotelů to rozhodně nekončí.

• Součástí tvé práce bude také koordinace dopravy a cateringu v rámci svěřené agendy.
• Budeš sbírat požadavky od jednotlivých interních týmů a převádět je do konkrétních zadání pro naše dodavatele.
• Budeš komunikovat s partnery a dodavateli, potvrzovat objednávky a kontrolovat, že všichni mají aktuální a správné informace.
• Budeš pracovat v Asaně, kde budeš udržovat přehled o úkolech, termínech, objednávkách a průběhu příprav.
• A protože turnaj nekončí posledním zápasem, budeš řešit také následnou administrativu, podklady k nákladům, archivaci a zpětnou vazbu od dodavatelů.

Nejde nám jen o to, aby bylo všechno rezervované. Potřebujeme, aby to skutečně fungovalo.

A pak přijde samotný turnaj.

Většina příprav probíhá dlouho předtím, než se otevřou dveře arény.

Jenže právě během turnajového týdne se ukáže, jak dobře je všechno připravené.

• Budeš se účastnit našich turnajů v Česku, na Slovensku i v Německu a pomáhat s logistikou přímo na místě.
• Budeš řešit operativní požadavky související s ubytováním, dopravou nebo další svěřenou agendou.
• Budeš spolupracovat s Event Managery a ostatními týmy, aby přípravy i samotný turnaj probíhaly co nejhladčeji.
• A pokud se objeví problém, nebudeš čekat, až ho za tebe vyřeší někdo jiný. Budeš hledat cestu, jak situaci zvládnout.

Protože v eventech se plány mění. A občas i ty, které ještě před hodinou vypadaly jako definitivní.

Nepotřebujeme, abys dokázal/a předvídat budoucnost.

Potřebujeme, abys měl/a přehled, dokázal/a včas upozornit na rizika a dotahoval/a věci do konce.

Jak jde vidět, práce je na této pozici dost. Proto hledáme někoho, kdo:

• Má praktické zkušenosti s rooming listy, skupinovými rezervacemi nebo podobně detailní logistickou agendou.
• Ale zároveň jsme otevření šikovnému absolventovi.
• Domluví se plynule česky nebo slovensky a angličtinu ovládá minimálně na úrovni B2. Pokud umíš také německy, bude to velká výhoda.
• Umí velmi dobře pracovat s tabulkami. Excel nebo Google Sheets pro tebe nejsou nepřítel, ale nástroj, bez kterého si práci skoro neumíš představit.
• Má smysl pro detail, dokáže pracovat přesně a uvědomuje si, že chyba v rezervaci nebo přehlédnutý termín může znamenat nejen komplikace pro kolegy, ale také zbytečné náklady.
• Dokáže si organizovat vlastní práci, hlídat termíny a zvládat několik věcí současně.
• Umí jasně komunikovat s kolegy i externími dodavateli.
• Zvládne pracovat samostatně a převzít odpovědnost za svěřenou agendu.
• A počítá s tím, že turnaje se konají také o víkendech, takže součástí práce bude cestování a občas i večerní či víkendové nasazení.

Ale stejně důležité pro nás bude, že:

• Jsi člověk, který má rád systém, ale nezhroutí se, když se něco změní.
• Nepotřebuješ mít na každý úkol podrobný návod.
• Dokážeš si nastavit priority a víš, co je potřeba vyřešit hned a co může chvíli počkat.
• Když něco nesedí, raději se dvakrát zeptáš, než abys spoléhal/a na to, že to nějak dopadne.
• Umíš zachovat klid i ve chvíli, kdy ti zvoní telefon, přicházejí další požadavky a zrovna potřebuješ vyřešit změnu rezervace.
• A hlavně dotahuješ věci do konce. Nestačí ti úkol jen předat dál, chceš vědět, že je skutečně vyřešený.

Nepotřebujeme člověka, který nám bude jen přeposílat rezervace a aktualizovat tabulky.

Potřebujeme někoho, kdo si svou agendu vezme za vlastní a bude mít jistotu, že všechno sedí.

A proč by tě to vlastně mělo zajímat?

• Protože málokde budeš mít možnost podílet se na organizaci tak velkých mezinárodních sportovních eventů.
• Budeš součástí produkčního týmu, který stojí za turnaji OKTAGONu v několika evropských zemích.
• Tvoje práce bude mít skutečný dopad na fungování celého turnaje. Když všechno zvládneš dobře, ostatní se budou moct soustředit na to, co mají na starosti.
• Budeš spolupracovat s lidmi napříč organizací, hotely, dodavateli a zahraničními partnery.
• Dostaneš prostor převzít odpovědnost za vlastní agendu, přicházet s nápady a hledat způsoby, jak naši logistiku dělat lépe.
• A hlavně uvidíš výsledek své práce přímo na místě.

Protože je rozdíl mezi tím připravit tabulku s rezervacemi a vědět, že díky tvojí práci může celý tým bez problémů fungovat na jednom z největších MMA turnajů v Evropě.

A to je na téhle práci skvělé.

A jak bude probíhat výběrové řízení?

Na začátku se potkáš s Recruiterkou Kájou, se kterou si projdeš své dosavadní zkušenosti, motivaci a očekávání.

Následně se potkáš s kolegy z našeho eventového týmu, abychom společně zjistili, jestli si sedneme po odborné i lidské stránce.

A ve finále se potkáš s naším CEO, který rád vidí nováčky v OKTAGONu.

Protože CV nám sice řekne, kde jsi pracoval/a.

Ale nás bude zajímat hlavně to, jak přemýšlíš, jak si organizuješ práci a co uděláš ve chvíli, kdy věci nejdou podle plánu.

A CO ZA TO?

Kromě práce na plný úvazek, která má skutečný dopad, a mzdy máme samozřejmě i benefity:

• roční budget na lístky na turnaje,
• PPV na oktagon.tv zdarma,
• příspěvek na jazykové kurzy,
• Multisport za zvýhodněnou cenu,
• zdarma členství v Max Fitness,
• slevy u našich partnerů,
• online terapii díky partnerství s Hedepy,
• občerstvení v kanceláři.

A TEĎ UŽ TO JE NA TOBĚ!

Pokud máš rád/a organizaci, logistiku, práci s lidmi a baví tě prostředí, kde se pořád něco děje, možná právě tebe hledáme.

Nebudeme ti tvrdit, že všechno vždycky půjde podle plánu.

Někdy se změní počet pokojů, někdy příjezdy a někdy bude potřeba vyřešit problém, se kterým nikdo nepočítal.

Ale pokud jsi člověk, který v takových situacích neztrácí hlavu a raději hledá řešení, než důvody, proč něco nejde, mohlo by nám to spolu fungovat.

Pošli nám svoje CV nebo LinkedIn.

A pojďme zjistit, co spolu dokážeme.

Těšíme se na setkání! 💛